Kommunikation als Schlüssel zu Höchstleistungen

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ist ehrliche Kommunikation eine Grundvoraussetzung. Im folgenden Beitrag findest du eine Anleitung zu einem Workshop für bessere Kommunikation in deinem Team, der eure Leistung auf eine andere Ebene heben wird.

Wie oft bist du bisher im Büro an deinem Schreibtisch gesessen und hast dich über die fehlende Zuarbeit von Kollegen geärgert? Wie oft hast du daraufhin ebendiese darauf angesprochen und ihnen deine Erwartungshaltung geschildert? In den meisten Fällen geht man davon aus, dass in einem Team die Zuständigkeiten klar geregelt sind und dass jedes seiner Mitglieder genau weiß, was es zu tun hat. Ist das tatsächlich der Fall? Bei der Arbeit ist es meist nicht anders als im Privatleben auch. Häufig kommt es zu Missmut und Streitigkeiten, weil Dinge als selbstverständlich vorausgesetzt und erwartet werden.

Doch wie oft kommt es vor, dass Person A davon ausgeht, dass Person B genau weiß, was zu tun ist, weil Person A ja selbst auch ein klares Bild davon im Kopf hat? Und wie oft stellt sich danach heraus, dass Person B ein völlig anderes Bild im Kopf hatte? Mir ist das im Berufleben schon häufiger untergekommen und den meisten meiner Kollegen auch. Dieses Phänomen ist unabhängig vom jeweiligen Arbeitgeber und kann in nahezu jedem Unternehmen wahrgenommen werden. Allerdings gibt es ein paar einfache Methoden, um dem Ganzen entgegenzuwirken. Eine davon möchte ich dir im Folgenden vorstellen. Seit wir sie bei uns im Team anwenden, ist das Verständis füreinander deutlich gewachsen und wir sind viel effizienter, weil wir deutlich weniger Schleifen drehen müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Hierbei handelt es sich um eine Art Workshop, dessen Dauer je nach Teamgröße variiert. Pro Teammitglied solltest du etwa eine Stunde einplanen. Für den Workshop benötigen du und dein Team nicht viel. Das Wichtigste ist ein Raum, in dem ihr vollkommen ungestört seid – Laptops und Smartphones sind tabu. Außerdem braucht ihr ein paar Schreibutensilien und respektvolle Offenheit. Letzteres ist unerlässlich, wenn ihr in eurem Vorhaben erfolgreich sein wollt. Haltet euch nicht mit euren Gedanken zurück. Auch Dinge, die euch schon länger belasten und/oder stören, sollten hier auf den Tisch gebracht werden.

Der Workshop ist folgendermaßen aufgebaut:

1) Aufgaben und Zuständigkeiten notieren

Zu Beginn des Workshops nimmt sich jedes Teammitglied etwa 10 Minuten, in denen es aufschreibt, was seine Aufgaben und Fähigkeiten (zum Beispiel besondere Excel-Kenntnisse, Know-How im Onlinemarketing, Organisationstalent) sind, die es zum Funktionieren des Teams und seiner Aufgaben beisteuert. Hier geht es um Dinge, die in der jeweiligen Stellenbeschreibung zu finden sein sollten. Auch Dinge, die man aus Zeitmangel nicht bewerkstelligen kann, aber Teil des Rollenprofils sind, sollten hier mit aufgenommen werden. Sobald man mit seiner eigenen Beschreibung fertig ist, schreibt man außerdem noch die Aufgaben und Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder auf, so wie man sie selbst von dem anderen erwartet. Ehrlichkeit ist hier ein Muss. Denn nur so wird später wirklich allen klar, wer was tut und tun sollte.

2) Ergebnisse vorstellen

Im zweiten Teils vom Workshop für bessere Kommunikation stellt jeder einzelne, in wieder etwa 10 Minuten, seine Notizen vor. Eine Diskussion wird an dieser Stelle in jedem Fall vermieden – den Raum dafür gibt es später. Hier geht es darum, erst einmal alle nötigen Informationen auszubreiten. Unterbrechungen durch Fragen und Diskussion können dazu führen, dass einzelne Teammitglieder zurückrudern und nicht alle Informationen preisgeben, die sie zuvor festgehalten haben. Außerdem gibt diese Art der Handhabung auch stillen Teammitgliedern die Möglichkeit, sämtliche ihrer Gedanken vorzutragen, ohne sich durch andere Teammitglieder überfahren zu fühlen.

3) Ergebnisse diskutieren

Anschließend geht es in die die Diskussion. Jeder sollte hier absolut offen seine Fragen stellen und Anregungen mit einbringen. Dieser Teil des Workshops sollte den längsten Zeitansatz haben, damit auch wirklich alle Unklarheiten beseitigt werden können. Es ist wichtig, die Ergebnisse des anderen zu hinterfragen, damit wirklich jedes Teammitglied versteht, warum Teammitglied A das macht, was es macht und wie es das macht. Auch für das Selbstverständnis ist dieser Teil des Workshops sehr hilfreich. Vielleicht hat man ja bis dahin Dinge getan, die man eigentlich gar nicht hätte machen müssen. Oder vielleicht hätte man diese Dinge auch einfacher erledigen können.

4) Aufgaben und Zuständigkeiten bewerten

Im vierten Teil des Workshops geht es darum, einmal einen Blick auf die einzelnen Aufgaben zu werfen. Ist wirklich alles nötig, was von jedem einzelnen tagtäglich getan wird? Sicher gibt es auch Dinge, die bisher eure Zeit gefressen haben, die aber nicht maßgeblich zum Teamerfolg beitragen. Die unnötigen Dinge müsst ihr euch an dieser Stelle nicht genauer anschauen – sie werden im letzten Workshopteil bearbeitet. Markiert sie nur kurz als überflüssig, damit sie nicht vergessen werden.
Sind alle Tätigkeiten, die bisher von den einzelnen Teammitgliedern ausgeführt werden, auch bei der dafür zuständigen Person gelandet?  Gibt es Dinge, die aus Unwissenheit von mehreren Leuten erledigt wurden? Um hier Unklarheiten zu beseitigen und dafür zu sorgen, dass jeder das tut, was seiner Position im Team entspricht, wird nun genau definiert, wer künftig welche Aufgaben übernehmen soll.

5) Unbesetzte notwendige Tätigkeiten eindeutig zuordnen

Sicher gab es in den vorangegangenen Teilen dieses Workshops Augenblicke, in denen sich gezeigt hat, dass man davon ausgegangen war, dass sämtliche wichtigen Tätigkeiten fest einem Teammitglied zugeordet sind und in der Realität hat sich niemand damit beschäftigt, weil ebendiese Zuständigkeit nicht genau definiert war. Damit wirklich alle wichtigen Aufgaben einen sogenannten “Owner” haben, nehmt ihr euch im vorletzten Schritt des Workshops die Zeit, sämtliche notwenigen Tätigkeiten, die bisher unbesetzt waren, eindeutig einer Person im Team zuzuordnen, die ab sofort dafür zuständig sein wird. So laufen diese Dinge künftig nicht mehr ins Leere.

6) Unnötiges eliminieren

Als letzten Schritt werft ihr noch einen Blick auf die Tätigkeiten, die einzelne Teammitglieder in ihrem Profil erwähnt haben, die aber von niemandem benötigt werden. Ein Beispiel hierfür wäre, dass ein Formblatt X als Projektdokumentation ausgefüllt wird, ihr aber auch noch Formblatt Y habt, dass eigentlich dieselben Informationen enthält. Von daher kann das Ausfüllen einer dieser Formblätter entfallen. Aber auch andere Beispiele sind hier denkbar.
Erstellt am Ende dieses Schrittes eine Liste, auf der alle unnötigen Tätigkeiten festgehalten werden. Schreibt auch als kurze Notiz dazu, warum ihr sie als unnötig eingestuft habt. Sämtliche überflüssigen Zeiträuber werden danach aus eurem Arbeitsalltag entfernt. Damit ihr später nicht in Versuchung geratet, dieser Sache doch noch einmal nachzugehen, gibt es eure Liste, auf der ganz genau festgehalten wurde, warum ihr diese Tätigkeit eliminiert habt.

Nachdem der Workshop für bessere Kommunikation zu Ende ist, sollte man sich anschließend noch einmal etwas Zeit nehmen, um die Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Das bringt zwei Vorteile mit sich. Zum einen bekennt sich auf diese Weise jedes Teammitglied zu den ihm zugeordneten Aufgaben. Weiterhin erleichtert es den Einstieg neuer Kollegen enorm. Denn durch dieses Dokument kann sich auch ein neues Teammitglied schnell zurechtfinden und weiß, wer in bestimmten Situationen sein Ansprechpartner ist.

Beipielhafte Zusammenfassung des Workshops

Um zu überprüfen, ob der Workshop für bessere Kommunikation in deinem Team erfolgreich war, sollte sich das Team nach etwa 6 Monaten noch einmal zusammenfinden und die Entwicklung der Aufgabenerfüllung als Folge des Workshops besprechen. Hier wäre auch der richtige Zeitpunkt, um nötige Korrekturen vornehmen, falls dies erforderlich ist.

Natürlich ist jedes Team innerhalb eines Unternehmens ein kleiner Baustein, der für bestimmte Aufgaben innerhalb der Organisation zuständig ist. Damit die Zuständigkeiten für diese Aufgaben eindeutig geklärt sind, sollte im Vorhinein mit den übergeordneten Stellen innerhalb des Unternehmensnetzwerks geklärt werden, für welche Aufgaben dieses Team explizit zuständig ist, und ob gegebenenfalls mit Nachbarabteilungen Überschneidungen der Aufgabenbereiche exisitieren. Diese Ergebnisse können als Grundlage dafür dienen, das Profil des Teams herauszuarbeiten und die übergeordneten Aufgaben erfolgreich abarbeiten zu können.

Üblicherweise ist es in einem Team so, dass nicht alle Mitglieder immer und ständig einsatzbereit sind. Dennoch sollten die anfallenden Aufgaben bei Urlaub, Krankheit oder längerer Abwesenheit eines Teammitglieds zeitnah abgearbeitet werden können und sich nicht auf die Funktionsfähigkeit des kompletten Teams negativ auswirken. Hierfür ist es ratsam, Redundanzen innerhalb eines Teams, insbesondere für Schlüsselfunktionen, durch die Benennung geeigneter Stellvertreter zu schaffen. Diese Stellvertreterfunktionen müssen natürlich auch fit in der Materie sein und bleiben. Dies kann man zum Beispiel mittels Job-Rotation erreichen.

📌 Hier noch ein kleines To Do. Das hier dargestellte Vorgehen lässt sich nahezu eins zu eins auch auf jedermanns Privatleben übertragen. Mach dir doch einmal Gedanken darüber, wie du den Workshop auch für dich im privaten Umfeld nutzen kannst.

📌 Damit wir uns gegenseitig unterstützen können, würde ich mich darüber freuen, wenn wir uns auf LinkedIn, Xing und Instagram vernetzen.

📓 In “Gute Chefs essen zuletzt” erklärt Simon Sinek sehr anschaulich, warum Menschen in Teams handeln, wie sie es tun. Der Autor beschreibt auf sensible Art und Weise, wie man es als Führungskraft erfolgreich schafft, ein funktionierendes und vertrauenvolles Team aufzubauen.

📓 “Monkey Management” von J. R. Edlund beschreibt, wie Angestellte ihre Aufgaben ganz unterschwellig und unbemerkt an andere weitergeben und was man dagegen tun kann.

Ich hoffe, du konntest aus diesem Beitrag ein paar Impulse für den Umgang mit deinen Kollegen mitnehmen, die dir den Arbeitsalltag erleichtern. Vielleicht probiert ihr den Workshop für bessere Kommunikation im Team ja auch einmal aus. Lass mich sehr gerne wissen, welche Erkenntnisse du mitgenommen hast und teile deine Gedanken mit mir.

Alles Liebe.🌸 Nicole